Faire du télétravail à notre façon : Se connecter en personne

Chez Frontier, nous faisons tout « à notre façon ».

Notre façon de travailler à domicile a consisté à établir un environnement positif basé sur la collaboration, le soutien, la connectivité, l’apprentissage et la croissance.

Le travail à domicile pourrait permettre de créer un environnement dans lequel chacun pourrait faire preuve d’authenticité au travail, se faire entendre et se sentir valorisé.

Nous sommes confiants que nous réalisons des effets visuels de haute qualité grâce aux compétences et à la créativité de notre équipe et non pas en fonction du lieu où nous travaillons.

Dans cette mini-série, nous vous présentons les différentes façons de faire en sorte que le travail à domicile ne consiste pas simplement à s’asseoir devant son ordinateur. Aujourd’hui, nous partageons avec vous l’importance d’établir un lien en personne dans la culture du télétravail. Nous expliquons comment les événements sociaux et notre studio physique permettent à notre équipe d’établir des liens supplémentaires.

Nous avons un studio physique…. QUOI?

En lisant ceci, vous vous demandez peut-être : « Ben, s’ils ont un studio physique, un jour on nous demandera à tous de retourner au bureau». En fait, on plaisante souvent au sein de l’équipe en disant que l’espace physique pourrait être un plan secret pour ramener tout le monde au studio. Comme nous l’avons déjà dit à plusieurs occasions… notre modèle d’entreprise est 100% de travail à domicile, ce n’est pas hybride, il n’ a pas d’exigence pour aller au studio occasionnellement, c’est juste 100% à domicile.

À quoi sert cet espace?

La réponse courte: permettre aux employés de faire des choix et d’être flexible.

La longue réponse…

1. Pour certains, il peut être difficile de jongler entre l’espace personnel et l’ espace de travail. Parfois, nous avons tous besoin de réinitialiser notre esprit, de changer de routine ou de tout simplement de changer d’espace. Ce sont des besoins de l’être humain et c’est tout à fait normal! C’est pourquoi nous avons décidé d’offrir à notre équipe un espace où ils pourraient modifier leur routine.

2. Le fait d’être une entreprise à distance signifie également qu’il faut être prêt! Il peut arriver que l’électricité soit coupée, que le routeur Wifi ne fonctionne pas… Quoi qu’il en soit, nous devons nous assurer que nous mettons en place les ressources nécessaires pour aider notre équipe lorsque ces situations se produisent. C’est un espace de secours qui permet à notre équipe de ne pas avoir à s’inquiéter.

3. Finalement, le fait d’être un modèle de travail à domicile ne veut pas dire que nous ne voyons pas la valeur des rencontres en personne. Nous voulions mettre à disposition un espace pour collaborer en personne ou même pour simplement passer un moment ensemble à l’heure du lunch ou de la pause-café.

La création de cet espace résulte de la prise en compte des besoins liés à un environnement de travail à domicile et en vue d’offrir du soutien à notre équipe.

Les règles du jeu

Étant donné que nous travaillons d’abord à distance, le studio physique n’est qu’un avantage complémentaire. Il était extrêmement important pour nous de définir et de faire connaître les limites du travail au studio pour éviter toute pression ou tout sentiment d’exclusion si quelqu’un choisit de ne jamais mettre les pieds dans le studio.

Voici quelques directives que nous avons partager avec l’équipe: 

• Le studio est ouvert deux fois par semaine et ceux qui désirent venir doivent faire une réservation.
• Les superviseurs, les leads ou les autres employés ne peuvent pas vous demander ou vous exiger de travailler dans le studio. Comme nos flux de travail et nos processus ont été conçus pour le travail à distance, il n’est pas nécessaire de s’y rendre physiquement. 
• Ceux qui travaillent dans le studio doivent s’assurer que les flux de travail à domicile sont maintenus. Ils doivent également veiller à ce que toutes les réunions et tous les travaux collaboratifs pertinents incluent les personnes qui travaillent virtuellement.

Informations complémentaires sur le studio physique :

Le studio est situé au cœur du centre-ville de Montréal. Le bâtiment est relié au métro et se trouve à deux minutes des bus, des stations de bixi, des centres commerciaux, des magasins de produits alimentaires, des parcs et bien d’autres choses encore!

Notre espace de travail à un concept ouvert et il ne serait pas le nôtre sans les couleurs vives et notre logo néon percutant. De nombreuses plantes sont présentes pour garder l’espace vivant et positif. De plus, on y trouve une machine à café, des friandises, une cuisine ainsi qu’une zone de détente.

Le studio a été divisé pour répondre à différents besoins. 

1. Zone commune : cet espace a été conçu pour ceux qui souhaitent discuter, collaborer et travailler dans un environnement dynamique et stimulant. 
2. Zone de concentration : cette zone a été conçue pour ceux qui souhaitent travailler dans le calme et pour ceux qui veulent se concentrer et travailler dans l’obscurité.  
3. Salles de réunion : Compte tenu du fait que nous sommes avant tout des travailleurs à domicile, il y a probablement quelques réunions virtuelles auxquelles il faut assister. Les salles de réunion permettent de faire des appels personnels et privés.
4. Salon et zone de détente : Les personnes qui souhaitent socialiser dans un environnement plus détendu peuvent se rendre dans le salon et s’installer sur les canapés.

Zoran Dimanovski, un artiste compositeur, affirme : «J’aime avoir la possibilité de rencontrer mes collègues et de passer du temps avec eux. C’est bien de savoir que j’ai le choix de changer mon environnement de travail».

Aude Cabanne, artiste compositrice, ajoute : «Bien que j’adore le confort du travail à domicile, j’apprécie également de pouvoir aller au studio. Selon moi, le fait de travailler avec mes collègues et de pouvoir les voir en personne est un grand avantage. Je dois également avouer que les pâtisseries de Spencer (Spencer Read est notre coordinateur de production et notre chef extraordinaire) sont tout aussi délicieuses en réalité que sur les photos de Slack!»

Alexandre Maldoff, gestionnaire de production, raconte :  «Personnellement, je vis seul, donc le fait de travailler à partir du bureau a été un excellent moyen de briser ma routine et j’apprécie le fait que nous puissions nous rendre au bureau selon nos propres horaires. L’emplacement du bureau au centre-ville de Montréal est parfait et extrêmement pratique. Frontier a fait un excellent travail en créant une atmosphère accueillante pour tous les employés qui aimeraient sortir de la maison de temps en temps». 

Événements sociaux

Chez Frontier, on travaille dur, mais on aime aussi s’amuser. Se rencontrer en personne et passer du temps ensemble est un moyen important de créer des liens au sein de l’équipe.

Tout au long de l’année, nous organisons divers événements. Certaines visent à célébrer la fin de la période de livraison, alors que d’autres sont prévues pour nos fêtes annuelles, comme celles de l’été et de la fin de l’année.

Ce n’est pas un événement Frontier si on lui donne pas un nom Kitsch de Funtier, comme par exemple Funtier in the Suntier pour notre fête d’été, Fron-Fear pour notre 5 à 7 sur le thème d’halloween!

Nous avons un comité social, où les membres de l’équipe sont invités à proposer ou organiser des événements dans l’entreprise. C’est toujours formidable de voir notre équipe s’impliquer pour créer notre culture.

Cette année, les membres de notre équipe d’éclairage, Toru Ikegaki et Jonathan Freund, ont mis en place un projet autour du sport et de son rôle dans le développement de l’esprit d’équipe et du bien-être. Frontier aura sa toute première équipe de football au sein de la ligue de football VFX. En s’engageant dans différents départements et en développant l’esprit d’équipe grâce au sport, les participants ont la possibilité d’établir de nouvelles relations. Ceux qui ne jouent pas peuvent encourager l’équipe de Frontier!

En ce qui concerne les rencontres en personne, Tasnia, responsable des ressources humaines, explique :
«Il est toujours agréable de constater qu’ il y a une connexion et une amitié instantanées entre les membres de l’équipe, même si l’on ne se voit pas en personne aussi souvent que le travail en studio le permet ou lorsque des membres de l’équipe se rencontrent pour la première fois quelques mois après avoir rejoint l’entreprise.»

«Pour moi, cette relation organique  prouve vraiment que notre modèle de travail à domicile a réussi à créer une culture de travail virtuel. Notre équipe se connaît et établit de bonnes relations avant les rencontres en personne, de sorte qu’il n’y a pas de malaise ou de gêne à se rencontrer pour la première fois – ils le font déjà virtuellement, il s’agit simplement de se connecter d’une manière différente.»