NOTRE ESPACE PARTAGÉ : LE STUDIO VIRTUEL

Chez Frontier, nous faisons tout «à notre façon»!

Notre façon de travailler à domicile a consisté à établir un environnement positif basé sur la collaboration, le soutien, la connectivité, l’apprentissage et la croissance.

Le travail à domicile pourrait permettre de créer un environnement dans lequel chacun pourrait faire preuve d’authenticité au travail, se faire entendre et se sentir valorisé.

Nous sommes confiants que nous réalisons des effets visuels de haute qualité grâce aux compétences et à la créativité de notre équipe et non pas en fonction du lieu où nous travaillons.

Dans cette mini-série, nous vous présentons les différentes façons de travailler à domicile. Il ne s’agit pas seulement de s’asseoir devant son ordinateur en pantalon de survêtement (Mais oui, vous pouvez toujours porter votre pantalon de survêtement!). Aujourd’hui, nous vous présentons notre espace de travail virtuel partagé et nous expliquons comment il a joué un rôle si important pour faciliter la communication et instaurer un mode de travail dynamique qui permet à notre équipe de se connecter et de collaborer.

Bienvenue dans notre espace de travail partagé

un outil de vidéoconférence ludique (Cosmos) pour créer un espace/studio virtuel personnalisé.  Dans le but de créer des liens avec notre équipe, nous avons reproduit tous les aspects positifs d’un studio physique dans le métavers.

Cela vous semble confusant? Eh ben non, c’est simple, c’est comme faire du vélo, mais en réalité, on joue à un jeu vidéo des années 90.

Venez jeter un coup d’œil ci-dessous et continuer à faire défiler la page.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Notre plan a été conçu par notre équipe! Dans notre espace numérique funky, chacun a la possibilité de personnaliser et de décorer l’espace du studio. Nous pouvons être très créatifs et nous aimons le fait que le studio virtuel soit représentatif de notre personnel. Plus c’est farfelu, mieux c’est.

Chaque personne crée également un avatar unique qui la représente sur la plate-forme. C’est une façon amusante de créer une image et un style uniques!

Ces éléments, en particulier la personnalisation, sont très importants pour nous, car nous voulons, même dans ce contexte, nous assurer que tout le monde chez Frontier sentent qu’ils peuvent être authentique dans le studio. 

Le flux quotidien:

Tous les matins, les membres de l’équipe commencent leur journée en se connectant au studio virtuel et en s’installant là où ils le désirent.

Par la suite, vous pouvez définir différents statuts :

• Mode Focus : Ce statut indique aux autres de vous laisser tranquille lorsque vous devez vous concentrer et faire quelque chose sans être distrait. Vous êtes probablement en train de téléphoner, de travailler sur un shot et que vous êtes vraiment dans votre élément, ou que vous avez besoin d’un moment pour réfléchir- Le mode Focus permet de le savoir. Shhhhhhh je suis en train de travailler ici!
• Mode écoute/coworking : Votre micro et votre caméra sont désactivés, mais l’audio est activé. Ce statut est idéal pour le travail collaboratif et la formation. Si quelqu’un a une question ou souhaite discuter, vous pourrez lui répondre. 
• Disponible : La signification de ce statut est assez claire!
• Non Disponible : Ce mode est activé lorsque vous souhaitez prendre une pause, manger pendant midi ou vous absenter pour la journée.

Pourquoi mettre en place un studio virtuel?

Nous avons choisi Cosmos parce que nous voulions lutter contre la fracture numérique.
L’un des défis du télétravail est souvent le manque d’accessibilité aux autres personnes.  Ainsi, lorsque vous êtes en personne, vous pouvez taper sur l’épaule de votre voisin pour lui poser une question ou tout simplement crier à l’autre bout de la pièce si cela vous convient. Initialement, en travaillant virtuellement, nous avons constaté que les réunions, la formation et la communication informelle étaient trop formalisées. La nécessité d’organiser une invitation ou de demander un appel ajoutait plus de travail qui nuisait à la collaboration et au soutien mutuel. Nous essayons de rendre les interactions aussi organiques que possible à tous les niveaux et à tout moment. Depuis la mise en place de ce type d’outil et de flux de travail, nous avons réussi à éliminer plusieurs de ces obstacles.

Faisons un tour du studio et voyons à quoi cela ressemble en pratique :

1) Intégration et jumelage : Nous savons qu’il n’est pas facile de commencer un nouveau travail et que cela peut être encore plus difficile de rencontrer les membres de l’équipe et obtenir du soutien virtuel. Notre processus d’intégration consiste à jumeler les nouveaux membres avec ceux de l’équipe qui ont déjà de l’expérience et nous les assignons à la même table durant  les premières semaines. Cela vous permettra de vous adresser à votre collègue lorsque vous aurez une question à lui poser. Les nouveaux membres seront également assis à côté d’autres artistes du même département. Vous serez toujours à deux doigts de pouvoir discuter avec les membres de votre équipe

2) Formation et développement : Nous organisons parfois une session dans nos salles communes, et d’autres fois, un soutien individuel qui vous est apporté par vos superviseurs ou votre lead. Notre superviseur 2D, Nicole Glen, par exemple, organise des heures de bureau ouvertes, où on peut venir demander de l’aide ou simplement dire bonjour. Le statut «à l’écoute» ou «disponible» permet de faire savoir aux autres qu’ils peuvent venir à tout moment. 

3) Séances Dailies : Les séances dailies jouent un rôle très important dans les VFX. Être rassemblé dans une même pièce, tout en recevant notre rapport journalier, est une pratique bien ancrée! Nous utilisons cet outil pour nos séances dailies, où vous pouvez vous joindre pour des mises à jour générales, des commentaires de clients, ou vous joindre pour des notes de tournage liées spécifiquement à votre travail.

4) Discussions lors des pauses café : Qui ne regrette pas les bonnes vieilles discussions lors de la pause café, où vous pouvez discuter avec un collègue tout en préparant un café et raconter vos plans pour le week-end ou ce que vous avez récemment regardé. Nous avons de nombreux lieux de rencontre et espaces communs sur notre plateforme, comme notre célèbre pub et grill «The worlds End». De nombreux membres de l’équipe viennent manger leurs lunchs ensemble, faire une pause thé et simplement se rencontrer.

5) Animaux de compagnie : Nous adorons les animaux de compagnie et notre studio virtuel est aussi adapté aux animaux de compagnie. Nous avons nos petits animaux robotisés pour nous divertir!

Voici quelques réflexions de notre superviseur VFX, Luc Julien, sur la manière de gérer son équipe à l’aide de cet outil :

« Je travaille à domicile en tant que superviseur VFX depuis quelque temps et j’avoue que l’ambiance d’un bureau me manque parfois. Les conversations spontanées, les blagues, les discussions durant les pauses café, etc. me manquaient…mais maintenant je ne ressens plus ces manques.

C’est comme si on disposait d’un petit monde virtuel où l’on peut travailler et se connecter avec son équipe de manière plus naturelle.

Personnellement, j’aime utiliser Cosmos pour rester en contact avec l’équipe. C’est un moyen facile de participer à des conversations, de raconter une petite blague ou de partager des feedbacks et ce, sans avoir à planifier une réunion formelle. C’est comme si vous étiez dans la même pièce que votre équipe, alors que vous êtes situés à des kilomètres l’un de l’autre.

Ce qui m’impressionne le plus à propos de cette plateforme, c’est la façon dont elle permet de combler l’écart entre le travail au bureau et le travail à distance. Lorsque vous travaillez à domicile, il est facile de se sentir déconnecté et isolé. 

J’ai remarqué que la mise en place de ce studio virtuel a également contribué à l’amélioration de la communication et de la collaboration entre les artistes. Les personnes utilisent des tables communes et restent en communication aussi longtemps qu’elles le souhaitent, écoutent de la musique, partagent des conseils et des astuces, etc.. De manière générale, c’est plus facile de rester sur la même longueur d’onde et d’aller de l’avant.

Cela dit, bien que ce type d’outil facilite et améliore considérablement nos flux de travail et notre communication, le véritable trésor réside dans les personnes formidables que vous rencontrez au sein de notre équipe.  Il faut avoir les bonnes personnes pour faire fonctionner ce type d’outils et nous avons le privilège de travailler avec des personnes talentueuses qui désirent collaborer!»

Luc Julien